KPI là yếu tố đánh giá công việc không thể thiếu của các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm được khái niệm KPI là gì? KPI là vai trò như thế nào trong kinh doanh. Cùng tìm hiểu nhé!
Mục lục
KPI là gì?
KPI là cụm từ viết tắt của Key Performance Indicators – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Đây được coi là chỉ số đo lường hiệu suất, chất lượng công việc của mỗi cá nhân hay tập thể, doanh nghiệp. Đây là công cụ đo lường thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh hiệu quả các hoạt động của cá nhân, của bộ phận hay toàn thể doanh nghiệp.
Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI ở nhiều mức độ khác nhau, nhằm đánh giá hiệu quả công việc mục tiêu. Cụ thể, KPI có level cao sẽ tập trung vào chỉ số tổng quát của toàn doanh nghiệp. Và ngược lại, KPI có level thấp sử dụng trong các hệ thống quy trình, trong đánh giá nhân viên hoặc các phòng ban như phòng kinh doanh, marketing hay chăm sóc khách hàng.
Vai trò của KPI
Tầm quan trọng của KPI đối với doanh nghiệp và cá nhân được thể hiện khác biệt, song đều có chung mục đích là đo lường chính xác hiệu quả công việc. Thông qua KPI, công việc sẽ được tối ưu sao cho mục tiêu ban đầu của đơn vị kinh doanh có thể đạt hiệu quả cao nhất.
Đối với nhà quản trị
- KPI giúp các doanh nghiệp theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên một cách trực tiếp, rõ ràng nhất. Đồng thời, đây là cơ sở để đưa ra chế độ lương thưởng, kỷ luật một cách phù hợp nhất.
- Tiếp đến, KPI giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, có một quy trình đánh giá tiến độ và chất lượng sản phẩm.
- Đưa ra các chỉ tiêu để đo lường, đánh giá quá trình hoàn thành công việc, tránh gây bất đồng, kiến nghị.
- KPI còn giúp đảm bảo các mục tiêu, tầm nhìn được đề ra trong tương lai để hoàn thành đúng như kỳ vọng ban đầu.
Đối với nhân viên
- Nhân viên sẽ nắm rõ được các đầu mục công việc cũng như tiến độ hoàn thành công việc
- Giúp nhân viên có thêm nhiều động lực làm việc và cùng hướng đến các mục tiêu chung của doanh nghiệp
- Nắm rõ được những điểm còn hạn chế, những điểm chưa được trong quá trình làm việc để có thể tối ưu hiệu quả công việc.
Các tiêu chí khi xây dựng KPI
Để xây dựng KPIs hiệu quả cần đảm bảo KPIs của doanh nghiệp đảm bảo được các tiêu chí SMART:
- S – Specific: Cụ thể
- M – Measurable: Đo lường được
- A – Achievable: Khả năng đạt được
- R – Realistics: Thực tế
- T – Timbound: Thời hạn cụ thể
Khi các con số đạt được đủ các tiêu chí SMART bên trên thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc sẽ rất cao.
Ưu và nhược điểm khi sử dụng KPI để đánh giá tiến trình công việc
Ưu điểm khi sử dụng KPI để đánh giá tiến độ công việc:
- Có thể là cách nhanh nhất cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc mục tiêu chiến lược
- Những đo lường, nhận xét nhanh và chính xác đi kèm có thể giúp các quyết định được đưa ra nhanh hơn
- Giúp khâu quản lý dễ dàng đánh giá thành quả của tổ chức, phòng/ ban hoặc một nhân viên
Tuy nhiên, việc sử dụng KPI trong đánh giá công việc cũng có những nhược điểm như:
- Nếu các chỉ số KPIs được xây dựng không sát các tiêu chí SMART thì không chỉ gây ảnh hưởng xấu tới hiệu quả công việc
- Nếu các mục tiêu không đạt tiêu chí Specific (Cụ thể) thì người lao động sẽ không rõ mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn
- Nếu các chỉ số không đạt được tiêu chí Measurable (Đo lường được) thì không thể đo lường được hiệu quả công việc
- Nếu các chỉ số Achievable (Có thể đạt được) và Realistic (Thực tế) thì mục tiêu sẽ quá xa vời thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu, dễ dẫn đến tâm lý chán nản, thất vọng
- Sẽ không hiệu quả nếu không được điều chỉnh phù hợp theo kế hoạch từng giai đoạn.
Các bước xây dựng KPI hiệu quả
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI
Người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận/ phòng ban, bởi họ là người hiểu rõ và tổng quan nhất về các công việc, nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí cũng như chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/ phòng ban quá lớn thì việc xây dựng KPIs được những quản lý cấp thấp hơn đảm nhận.
Ưu điểm của phương pháp này là các chỉ số KPIs do các bộ phận/phòng ban xây dựng sẽ có tính khả thi cao hơn, thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Dù vậy, phương pháp này có thể dẫn đến việc thiếu khách quan như đặt mục tiêu quá thấp.
Vậy nên, để xây dựng hệ thống KPIs thích hợp, cần có sự góp ý, thẩm định và đánh giá của nhiều bộ phận liên quan.
Bước 2: Xác định các vùng kết quả chủ yếu (Keys Result Area)
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những nhiệm vụ/ chức năng cụ thể đặc trưng cho từng phòng ban/ bộ phận và hệ thống các KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng và nhiệm vụ của bộ phận.
Bước 3: Xác định chức danh và các công việc chính
Trong một bộ phận, mỗi vị trí chức danh đều có những phần công việc cần phải đảm nhận. Các trách nhiệm chính và mô tả công việc này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs, vì vậy cần nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
Bước 4: Xác định chỉ số đo lường hiệu suất
Như đã nói ở trên, mỗi bộ phận, chứng danh đều có phần công việc nhất định. Vì vậy, các chỉ số KPIs phải đảm bảo tiêu chí SMART và phải gắn với những kế hoạch, mục tiêu trong tương lai của công ty, doanh nghiệp. Những kỳ đánh giá thường được áp dụng là tháng, quý, năm và phụ thuộc vào chỉ số KPIs của từng người.
Bước 5: Xác định thang điểm đánh giá kết quả
Thông thường điểm số được chia theo thang điểm từ 2 – 5 tương ứng với mức độ hoàn thành công việc. Càng nhiều mức độ điểm số thì đánh giá càng khách quan.
Tuy nhiên, nếu các chỉ số bị chia quá nhỏ thì việc xác định tổng điểm cuối cùng sẽ rất khó khăn.
Bước 6: Xác định mức lương và thưởng tương ứng với các mốc KPIs
Tùy thuộc vào khung điểm số cụ thể, người xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá, kết quả làm việc và các mức đãi ngộ cụ thể.
Tùy thuộc vào từng bộ phận, chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các chỉ số KPIs cũng sẽ được xây dựng linh hoạt và phù hợp. Mức lương thưởng tương ứng cần có sự kết hợp giữa quản lý nhân sự và quản lý của bộ phận – những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực, để mức lương thưởng được đưa ra phù hợp nhất với từng vị trí, chức danh.
Tổng kết
Trên đây là những kiến thức cơ bản về KPIs và cách xây dựng KPIs dành cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết giúp đỡ giải đáp được những thắc mắc cơ bản của bạn!
BÀI VIẾT HỮU ÍCH
Tôi là Nguyễn Hồng Kỳ, Founder của Giải Pháp Marketing. Blog của tôi chia sẻ các kiến thức về Marketing – Khởi nghiệp – Tối ưu chuyển đổi trên website, đúc kết từ hơn 10 năm xây dựng Agency, triển khai cho nhiều lĩnh vực – Công ty từ quy mô Start-up tới tập đoàn. Hi vọng sẽ giúp ích cho bạn đọc. Hotline: 0828822226
